Primärkodierung im Krankenhaus – professionelle DRG-Kodierung durch erfahrene Fachkräfte

Externe Primärkodierung für Krankenhäuser: Kodierungsrückstände reduzieren, interne Kapazitäten entlasten und eine vollständige, regelkonforme Fallkodierung sicherstellen.

Was ist Primärkodierung im Krankenhaus?

Definition: Primärkodierung bezeichnet die erstmalige systematische Verschlüsselung der dokumentierten Diagnosen und durchgeführten Prozeduren eines Krankenhausfalls nach den geltenden Kodiervorgaben. Grundlage sind insbesondere die Deutschen Kodierrichtlinien (DKR), die ICD-10-GM und der Operationen- und Prozedurenschlüssel (OPS). Die Primärkodierung schafft eine wesentliche Grundlage für die korrekte Zuordnung des Behandlungsfalls im DRG-System und die anschließende Krankenhausabrechnung.

Eine fachgerechte Primärkodierung ist damit ein zentraler Bestandteil des stationären Erlösmanagements.

Ebert Medical Services unterstützt Krankenhäuser bei der professionellen Primärkodierung stationärer Behandlungsfälle – sowohl im laufenden Tagesgeschäft als auch bei personellen Engpässen und bestehenden Kodierungsrückständen.

Welche Aufgaben umfasst die Primärkodierung

Die Primärkodierung geht über die reine Zuordnung einzelner ICD- oder OPS-Kodes hinaus.

Sie erfordert eine strukturierte Auswertung der medizinischen Falldokumentation sowie die fachgerechte Anwendung der jeweils gültigen Klassifikationen und Kodierrichtlinien.

Ermittlung der Hauptdiagnose

Die Hauptdiagnose wird gemäß den Deutschen Kodierrichtlinien nach Analyse des Behandlungsfalls bestimmt.

Entscheidend ist grundsätzlich die Diagnose, die nach Analyse hauptsächlich für die Veranlassung des stationären Krankenhausaufenthaltes verantwortlich war.

Die korrekte Bestimmung der Hauptdiagnose ist wesentlich, da sie die Zuordnung des Falls innerhalb des DRG-Systems maßgeblich beeinflussen kann.

Erfassung relevanter Nebendiagnosen

Nebendiagnosen werden entsprechend den geltenden Kodierrichtlinien berücksichtigt.

Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob die jeweilige Erkrankung oder der entsprechende Zustand die Voraussetzungen für eine kodierfähige Nebendiagnose erfüllt.

Nicht jede in der Patientenakte erwähnte Diagnose darf automatisch als Nebendiagnose kodiert werden.

Kodierung medizinischer Prozeduren

Durchgeführte Operationen, diagnostische Maßnahmen und therapeutische Prozeduren werden anhand des jeweils gültigen OPS verschlüsselt.

Dabei sind insbesondere die spezifischen Kodierhinweise, Mindestmerkmale und gegebenenfalls erforderlichen Voraussetzungen zu berücksichtigen.

Prüfung der medizinischen Dokumentation

Eine vollständige Kodierung setzt eine ausreichende medizinische Dokumentation voraus.

Bei unklaren oder widersprüchlichen Angaben können fachliche Rückfragen an die zuständigen Stellen des Krankenhauses erforderlich sein.

Ziel ist eine nachvollziehbare Kodierung auf Grundlage der tatsächlich dokumentierten medizinischen Sachverhalte.

Primärkodierung und Sekundärkodierung – wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe Primärkodierung und Sekundärkodierung beschreiben unterschiedliche organisatorische Bearbeitungsschritte innerhalb der medizinischen Kodierung.

Primärkodierung

Bei der Primärkodierung erfolgt die erstmalige systematische Kodierung eines Behandlungsfalls.

Die zuständige Kodierfachkraft wertet die medizinische Dokumentation aus, bestimmt die kodierrelevanten Diagnosen und Prozeduren und überträgt diese in das vorgesehene Krankenhausinformationssystem.

Sekundärkodierung

Im organisatorischen Sprachgebrauch vieler Krankenhäuser bezeichnet Sekundärkodierung eine nachgelagerte Prüfung, Ergänzung oder Korrektur einer bereits bestehenden Fallkodierung.

Dabei können beispielsweise die Vollständigkeit der Diagnosen, die Auswahl der Hauptdiagnose, die Anwendung der Kodierrichtlinien oder die Plausibilität bestimmter Prozeduren überprüft werden.

Wichtig: Primär- und Sekundärkodierung sind keine eigenständigen gesetzlichen Kodiersysteme. Die konkrete Aufgabenabgrenzung kann zwischen Krankenhäusern unterschiedlich organisiert sein.

Beide Bearbeitungsschritte müssen sich an den jeweils geltenden Kodiervorgaben orientieren.

Warum Krankenhäuser ihre Primärkodierung extern vergeben

Krankenhäuser stehen vor der Herausforderung, eine hohe Kodierqualität mit begrenzten personellen Ressourcen sicherzustellen.

Krankheitsbedingte Ausfälle, unbesetzte Stellen, steigende Fallzahlen oder kurzfristige Belastungsspitzen können dazu führen, dass die vorhandenen Kodierkapazitäten nicht mehr ausreichen.

Die externe Primärkodierung bietet die Möglichkeit, zusätzliche fachliche Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen.

1. Kodierungsrückstände gezielt reduzieren

Offene, noch nicht abschließend kodierte Krankenhausfälle können interne Arbeitsabläufe belasten und die zeitnahe Abrechnung verzögern.

Durch zusätzliche externe Kodierkapazität können vorhandene Rückstände strukturiert bearbeitet werden.

Ebert Medical Services unterstützt Krankenhäuser dabei, definierte Fallmengen oder Fachbereiche zu übernehmen und bestehende Kodierungsrückstände schrittweise abzubauen.

2. Liquidität und Abrechnungsprozesse unterstützen

Eine zeitnahe und vollständige Fallkodierung ist eine wichtige Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Krankenhausabrechnung.

Verzögerungen bei der Kodierung können dazu beitragen, dass Fälle erst später abgerechnet werden.

Externe Kodierunterstützung kann helfen, solche Bearbeitungsengpässe zu reduzieren und damit einen zeitnahen Rechnungsstellungsprozess zu unterstützen.

Eine externe Kodierung garantiert keine höheren Erlöse oder kürzeren Zahlungsfristen. Sie kann jedoch dazu beitragen, vermeidbare Verzögerungen innerhalb des Kodierprozesses zu reduzieren.

3. Interne Kodierabteilungen entlasten

Bei Personalengpässen müssen vorhandene Mitarbeitende häufig zusätzliche Fälle bearbeiten.

Eine dauerhafte Mehrbelastung kann wiederum die Bearbeitungszeiten verlängern und organisatorische Probleme verstärken.

Durch die Übernahme definierter Kodieraufgaben können externe Fachkräfte bestehende Teams gezielt ergänzen.

4. Flexible Kapazitäten statt dauerhafter Personalbindung

Nicht jeder zusätzliche Kodierbedarf rechtfertigt die Schaffung einer neuen Vollzeitstelle.

Externe Primärkodierung ermöglicht es, zusätzliche Kapazität für einen vereinbarten Zeitraum oder einen bestimmten Leistungsumfang einzusetzen.

Dies kann insbesondere bei schwankenden Fallzahlen, längeren Personalausfällen oder zeitlich begrenzten Projekten wirtschaftlich sinnvoll sein.

5. Kodierqualität und Vorbereitung auf MD-Prüfungen verbessern

Eine fachlich korrekte, vollständige und nachvollziehbare Kodierung schafft eine wichtige Grundlage für die spätere Überprüfung von Krankenhausabrechnungen.

Dabei kommt es insbesondere auf die Übereinstimmung zwischen medizinischer Dokumentation, kodierten Diagnosen und Prozeduren sowie den geltenden Abrechnungsvorgaben an.

Eine sorgfältige Primärkodierung kann vermeidbare Kodierfehler reduzieren und die Vorbereitung auf mögliche Prüfungen durch den Medizinischen Dienst unterstützen.

Eine Beanstandungsfreiheit oder ein bestimmtes MD-Prüfergebnis kann jedoch nicht garantiert werden.

Wie Ebert Medical Services eine nachvollziehbare Kodierung unterstützt

Strukturierte Arbeitsabläufe und dokumentationsbasierte Kodierentscheidungen

Eine fachlich belastbare Kodierung setzt voraus, dass Kodierentscheidungen anhand der medizinischen Dokumentation nachvollzogen werden können.

Ebert Medical Services orientiert seine Leistungen an den geltenden Kodierrichtlinien und den mit dem jeweiligen Krankenhaus vereinbarten Arbeitsprozessen.

Für eine nachvollziehbare und prüfbare Bearbeitung sind insbesondere folgende Grundsätze relevant:

Dokumentationsgrundlage

Diagnosen und Prozeduren werden auf Grundlage der verfügbaren und maßgeblichen medizinischen Falldokumentation kodiert.

Regelkonforme Kodierung

Die Kodierung erfolgt unter Berücksichtigung der jeweils geltenden DKR sowie der einschlägigen ICD-10-GM- und OPS-Vorgaben.

Klärung offener Sachverhalte

Unklare, widersprüchliche oder unvollständige Angaben werden im Rahmen der vereinbarten Kommunikationswege zur fachlichen Klärung weitergegeben.

Nachvollziehbare Bearbeitung

Kodierentscheidungen, Änderungen und erforderliche Rückfragen sollen innerhalb der vorgesehenen Krankenhausprozesse nachvollziehbar dokumentiert werden.

Datenschutz und Zugriffsberechtigungen

Die Bearbeitung erfolgt innerhalb der mit dem Auftraggeber abgestimmten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen.

Was bedeutet revisionssichere Kodierdokumentation?

Eine revisionssichere Dokumentation setzt voraus, dass relevante Bearbeitungsschritte und Änderungen entsprechend den geltenden Anforderungen nachvollziehbar, geschützt und bei Bedarf überprüfbar sind.

Dazu gehören insbesondere geeignete Berechtigungskonzepte, nachvollziehbare Änderungsprozesse und eine angemessene Dokumentation.

Ob die eingesetzten Systeme und Verfahren diese Anforderungen vollständig erfüllen, hängt von der konkreten technischen und organisatorischen Umsetzung des jeweiligen Krankenhauses ab.

Ebert Medical Services stimmt seine Arbeitsweise deshalb mit den vorhandenen Systemen und den dokumentierten Prozessen des Auftraggebers ab.

Externe Primärkodierung mit Ebert Medical Services

Fachliche Unterstützung, die sich in bestehende Krankenhausstrukturen integriert

Ebert Medical Services ist auf die Unterstützung von Krankenhäusern bei der stationären medizinischen Kodierung spezialisiert.

Unsere praktische Erfahrung umfasst unter anderem folgende medizinische Fachbereiche:

Kardiologie, Innere Medizin, Neurologie, Chirurgie und Rheumatologie.

Erfahrung besteht zudem im Umgang mit den Krankenhausinformationssystemen:

iMedOne, MEDICO und ORBIS.

Weitere Fachbereiche und Systemumgebungen können im Rahmen einer individuellen Bedarfsabstimmung geprüft werden.

So beginnt die Zusammenarbeit

1. Bedarf analysieren

Sie teilen uns die betroffenen Fachbereiche, den ungefähren Fallumfang und den gewünschten Unterstützungszeitraum mit.

2. Kapazitäten und Rahmenbedingungen prüfen

Wir besprechen die verfügbaren Kapazitäten, erforderliche Systemkenntnisse, Datenschutzanforderungen und den möglichen Starttermin.

3. Zusammenarbeit vorbereiten

Systemzugänge, Zuständigkeiten, Arbeitsabläufe und Kommunikationswege werden mit Ihrem Krankenhaus abgestimmt.

4. Primärkodierung übernehmen

Nach Abschluss der erforderlichen Vorbereitungen beginnt die Unterstützung im vereinbarten Umfang.

Häufige Fragen zur externen Primärkodierung

Kann die Primärkodierung vollständig extern erfolgen?

Grundsätzlich können Krankenhäuser definierte Aufgaben der stationären Primärkodierung an externe Dienstleister vergeben. Die konkrete Umsetzung hängt unter anderem von den organisatorischen, technischen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen ab. Die Verantwortung des Krankenhauses für seine ordnungsgemäße Abrechnung bleibt bestehen.

Wie kurzfristig kann externe Primärkodierung beginnen?

Der mögliche Starttermin hängt von den verfügbaren Kapazitäten, den betroffenen Fachbereichen sowie den erforderlichen technischen und organisatorischen Vorbereitungen ab.

Können auch größere Kodierungsrückstände übernommen werden?

Auch bei größeren Rückständen kann eine externe Unterstützung sinnvoll sein. Der realistisch übernehmbare Umfang wird anhand der Fallzahlen, Fachbereiche, Fallkomplexität und verfügbaren Kapazitäten individuell geprüft.

Welche Vorteile bietet die externe Primärkodierung?

Zu den möglichen Vorteilen zählen zusätzliche Bearbeitungskapazitäten, die Entlastung interner Mitarbeitender, ein strukturierter Rückstandsabbau und die flexible Anpassung des Kodierumfangs an den tatsächlichen Bedarf.

Kann externe Primärkodierung MD-Prüfungen verhindern?

Nein. Auch fachlich korrekt kodierte Krankenhausfälle können Gegenstand einer Prüfung durch den Medizinischen Dienst werden. Eine sorgfältige und nachvollziehbare Kodierung kann jedoch dazu beitragen, vermeidbare Kodierfehler zu reduzieren.

Primärkodierung extern vergeben – sprechen Sie mit uns

Sie benötigen zusätzliche Kodierkapazität für Ihr Krankenhaus?

Ob bestehender Kodierungsrückstand, kurzfristiger Personalausfall oder kontinuierliche Unterstützung Ihrer internen Kodierabteilung:

Ebert Medical Services prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Form der externen Primärkodierung zu Ihrem Bedarf passt.

Sie müssen den benötigten Stundenumfang noch nicht abschließend festgelegt haben.

Für eine erste Einschätzung genügen die ungefähre Fallzahl, die betroffenen Fachbereiche und der gewünschte Startzeitpunkt.

Fachlich verantwortlich: Lena Ebert
Inhaberin Ebert Medical Services
Schwerpunkt: Stationäre medizinische Kodierung

Fachliche Grundlagen:

Ebert Medical Services
Inhaberin: Lena Ebert

Telefon: 06033 3588822
E-Mail: info@ebert-medical-services.de

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